———关于办公室工作的建议与思考

公司领导：

为了贯彻执行公司领导3月29日召开的办公室专题会议精神，落实公司领导提出的工作目标，4月7日，办公室召开全体人员（石秀国公务请假）工作会议，针对存在问题进行分析，提出整改意见如下：

一、改进服务态度，树立好窗口形象

1、使用文明用语

办公室人员在接待内外部人员时，面带微笑，热情有礼，语态和气，认真接洽；在接听电话时，首先问好，努力满足来电者需求，杜绝生硬和不耐烦，重要电话要有记录，及时传达。为了树立好窗口形象，养成文明用语习惯，办公室收集文明用语，张贴在办公室的各个房间，时时提醒办公室工作人员，以此改进服务态度，提高服务质量。此项工作由朱万军同志负责。

2、做好服务，把服务好两头作为工作宗旨

办公室是综合部门，工作千头万绪，方方面面，在众多工作中，把用心做好两头服务作为工作宗旨。一方面要做好对领导的服务，对领导安排的工作要在规定时间完成不走样，随时安排随时办理，做到随办、随结、随清，不明白的要请示明白，杜绝工作失误。一方面要做好业务部门的服务工作，只要需要随叫随到，对业务部门需要解决的问题，不明白的要询问明白，避免工作差错。办公室全体工作人员职责。

二、加强网站建设，做好公司形象宣传

1、加快办公自动化速度，在集团公司办公自动化的程序更新的基础上，把公司内部办公自动化系统建立起来，真正实现无纸化办公。高泉生和朱万军负责。

2、按照省局要求，完成省局系统购销存温湿度接口的对接和国家基本药物核注、核销电子监管码上传工作。高泉生负责。

3、加强网络宣传，充分发挥网络信息员的作用

各部门负责人要充分发挥部门信息员的作用，及时提供部门信息和上级文件精神，增加版面内容。在此基础上，办公室每周对网络宣传增添新内容（至少一篇文章或一张图片），并按照领导要求，注意版面新颖，色彩协调，通过网站树立公司形象。朱红艳和高泉生同志负责，请各部门负责人协助。

三、关于参与经营管理，优化工作流程

首先从思想上提高对经营管理的认识，变被动管理为积极主动参与经营管理；二是把好关口严格控制办公费，做到把好各自关口，做好各项记录，每月5日前汇总上报领导。王鸣宪负责监管。

具体要求

1、文件材料及报表等在规定时间内上报；文件接收、转发、传递、落实、入档严格按照集团公司要求进行登记。朱万军、朱红燕、王鸣宪负责。

2、养成节约的好习惯，严格控制纸张，能双面打印或复印的决不单面使用，能重复使用的就重复使用，杜绝浪费。复印实行审批制度，对内部各部门因公需要复印的要经部门申请，部门领导签署意见，办公室进行登记后方可进行复印；外部人员因工作需要复印的要有公司领导审批，办公室要有准确记录。钱文静负责。

3、物品采购要事先请示公司领导，同意后再办理。办公用品发放和消费品使用情况要有详细记录，水电费、电话费，每月及时上缴费用，避免滞纳金。朱万军、钱文静负责。

4、财务报销实行周报制度，费用每周报销一次，因开发外部市场需要的，领导随时安排，随时办理。朱红艳负责。

5、加强车辆管理，实行用车审批制度。各部门因公用车需，由部门申请，报公司领导审批，同意后由办公室安排车辆，保证行车安全，同时做好车辆油费使用登记工作。余中华、封军负责。

6、做好招待服务工作。因内外部市场开发拓展需要招待的，由部门领导到办公室填报申请单，报公司领导审批后，由办公室安排烟酒和招待档次；公司领导安排的，办公室及时办理并做好相应服务。封军、王鸣宪负责。

四、转变思维方式，做好服务工作

办公室是在公司领导直接管理下的综合办事机构，承担着参谋助手、综合协调、审核把关、督促检查和服务招待等工作职能，日常工作具有比较明显的重复性特点。当前集团公司医疗单位的改革、改制和移交，给公司带来了不可预测的变化，面临着改革、改变的严峻课题。我们也清醒地认识到，改革发展新的形势任务，对办公室工作提出了新的更高要求，长期周而复始的重复性工作，使办公室的同志们产生了按部就班的习惯性思维，不同程度影响或制约着工作质量。在机关党委最近开展的“加强机关效能建设”主题活动中，我们要紧密结合工作实际，对如何实现在重复性工作中创新发展进行了深入思考和研讨。我们认为，要推动办公室工作在重复中不断创新，必须进一步创新思维，全面推行精细管理，在综合文字、调研信息、督办督查、文件管理、日常服务、综合管理等重点工作突破上下功夫，努力在推进效能建设和开拓经营重点工作落实上发挥更大作用。

1、培养时时处处动脑子思考工作的好习惯，努力提高以文辅政的质量和水平。办公室文字材料质量不高，反映业务方面的和公司大的材料心中无底，分析目前文字工作现状，问题主要在于对工作的研究不够，站位不高，起草材料缺乏主动性、创造性和针对性。据此，采取以下改进和创新的措施：一是注重培养和养成勤于思考工作的好习惯。二是善于换位思考，强化“身在兵位，胸怀帅谋”的意识。三是坚持上下贯通。向上，多请示勤汇报，了解领导决策意图和关心的问题；向下，注意收集分析和消化吸收各部室鲜活有效的工作素材。

2、坚持以解决问题、推动工作为根本目的，努力提高信息调研工作质量。信息调研工作是办公室一项重要工作，但是按照更高标准来要求,信息调研工作还不同程度地存在着“虚、空、粗、浅”等问题，办公室信息量明显不足。

3、办公室要提高服务水平，发挥好“三服务”作用。下一步，我们要进一步转变服务观念，创新服务内容，改进服务方式，突出服务的超前性、针对性、灵活性和细致性，在服务领导、服务部室、服务基层上体现新的作为。重点实现服务工作的三个转变：

一是实现由被动服务向主动服务转变。坚持定期碰头制度和急事随时碰头制度，及时通报工作进展和领导日程安排，先期确定工作计划，同时充分考虑计划调控，体现工作的主动性。

二是实现由事务服务向政务服务转变。坚持把事务服务与政务服务统一起来，在搞好深入细致地日常事务、各种会务的同时，注重想大事，抓大事。特别是对公司的经营工作重点，要主动参与；对事关改革发展稳定的难点问题，要重点参与。

三是实现由内向型服务向开放型服务的转变。要跳出办公室看办公室，走出办公室抓协调，发挥阅读文件领会政策早、各种会议参加勤、接触各方面人员广的优势，加强对外联系、对外协调和对外服务，努力把方方面面的力量凝聚到实现公司各项工作目标上来，在服务中展示办公室新的作为。

二〇一一年四月十八日